Deux personnes, deux fichiers, deux chiffres de marge différents. Le problème vient rarement de l’outil : l’indicateur n’a jamais été défini. Une fiche indicateur règle la question avant de construire le tableau de bord.
Pourquoi définir avant de construire
Un tableau de bord automatise un calcul. Si le calcul n’est pas convenu, l’automatisation reproduit l’ambiguïté plus rapidement. La fiche sert de référence commune pour la direction, pour les personnes qui préparent les données et pour celles qui consultent les rapports.
Les champs d’une fiche indicateur
| Champ | Question à répondre | Exemple : marge brute |
|---|---|---|
| Nom | Comment l’appelle-t-on? | Marge brute |
| Question d’affaires | Quelle décision soutient-il? | Ajuster les prix ou les achats par gamme |
| Définition | Que mesure-t-il exactement? | Ventes nettes moins coût des marchandises vendues |
| Calcul | Quelle formule et quelles exclusions? | (Ventes nettes − coût des marchandises vendues) ÷ ventes nettes, retours et crédits déduits |
| Source | D’où viennent les données? | Comptes de ventes et de coût des marchandises vendues du grand livre |
| Fréquence | À quel rythme le suivre? | Chaque mois, après la fermeture de la période |
| Responsable | Qui valide le chiffre? | La personne responsable des finances |
| Seuil | À partir de quand faut-il agir? | À définir selon l’historique et le budget |
| Limites | Qu’est-ce qu’il ne dit pas? | Il exclut les frais de vente et les frais généraux |
Cinq erreurs fréquentes
- Utiliser le même nom pour deux calculs différents.
- Mélanger les dates, par exemple la date de facture et la date de paiement.
- Oublier les exclusions : retours, crédits, transactions entre sociétés liées.
- Suivre un indicateur qui n’est relié à aucune décision.
- Ne nommer personne pour valider le chiffre.
Valider avant de publier
Comparez le résultat du tableau de bord avec les totaux de la source, par exemple le chiffre d’affaires du mois dans la comptabilité. Tout écart doit être expliqué avant la diffusion. Pour les états financiers et les indicateurs présentés à des tiers, votre comptable ou votre CPA demeure la référence.
Exemple illustratif
Une équipe calcule la marge à partir des factures émises, alors que la comptabilité la calcule après les écritures de fin de mois. La fiche précise la source retenue et le moment du calcul : les deux équipes parlent maintenant du même chiffre.
Votre première action
Choisissez les trois indicateurs que vous consultez le plus souvent et remplissez une fiche pour chacun. Les écarts de définition apparaîtront rapidement.
Pour une liste d’indicateurs à considérer, lisez 7 indicateurs financiers à suivre chaque mois. Les mandats de tableaux de bord commencent par cette étape.
Vos chiffres ne concordent pas d’un rapport à l’autre?
Nous clarifions avec vous les définitions, les sources et les responsables avant de construire quoi que ce soit.