Gouvernance & conformité — Québec (REQ, OQLF, Loi 25)
REQ & bénéficiaires ultimes, livre des minutes numérique, OQLF (français) et Loi 25 (registre des incidents, demandes d’accès, politiques) — en mode opérationnel, avec gabarits et calendrier de conformité.
Ce qui est inclus
REQ & bénéficiaires ultimes : immatriculation/mises à jour, registre des bénéficiaires ultimes, rappels annuels et gabarits d’information (Registraire des entreprises).
Livre des minutes numérique : résolutions (admins, assemblées), registres d’actionnaires/administrateurs, mandats/banque — avec signatures électroniques.
OQLF : communications/contrats en français, vocabulaire, avis aux fournisseurs, plan d’action linguistique de base (OQLF).
Loi 25 : responsabilités, registre des activités de traitement, registre des incidents, registre des demandes d’accès/correction, politiques de confidentialité et procédures (Loi 25).
Contrôles & accès : matrice des accès (MFA), journalisation, conservation, plan d’autorisation et checklists de revue.
Attestations : suivi de la CNESST (attestations, taux), Revenu Québec (le cas échéant), et documents administratifs de base.
Normes & conformité (Québec)
- REQ : immatriculation, mises à jour annuelles, bénéficiaires ultimes.
- OQLF : communications et contrats en français (francisation formelle pour entreprises de taille plus élevée).
- Loi 25 : politiques, registres, réponses aux demandes d’accès, sécurité et minimisation.
- CNESST : attestations et obligations de base (au besoin).
ℹ️ Numérix n’offre aucun service réservé aux CPA/AMF (audit, mission d’examen, compilation, fiscalité réglementée). Collaboration avec votre cabinet CPA et vos conseillers juridiques au besoin.
Promo lancement : 15 % de rabais jusqu’au 1er janvier 2026 (honoraires, hors débours).*
*Selon devis / contrat de services.
Livrables et cadence
| Période | Livrables | Délais cibles |
|---|---|---|
| Semaine 1 | Diagnostic & plan d’action (REQ, OQLF, Loi 25) | ≤ 5 jours ouvrables |
| Mensuel | Mises à jour registres (incidents, accès), résolutions ponctuelles | ≤ J+5 ouvrables |
| Trimestriel | Revue conformité (Loi 25/OQLF), contrôle des accès & journalisation | ≤ J+10 ouvrables |
| Annuel | MAJ REQ & bénéficiaires ultimes, revue du livre des minutes, politiques | Avant date d’anniversaire REQ |
Comment ça se passe (4 étapes)
- Diagnostic (60–90 min) : statut REQ, registres, documentation, risques.
- Onboarding : accès sécurisés, gabarits (résolutions, politiques), calendrier.
- Mise en place : livre des minutes numérique, registres Loi 25, communication FR.
- Rythme de croisière : revues périodiques, rappels REQ, amélioration continue.
Forfaits et tarification
Express
- Diagnostic & priorités
- Gabarits de base (résolutions, politiques)
- Registres Loi 25 initiaux
6 h @ 95 $/h = 570 $
Standard
- Livre des minutes numérique
- Registres complets (incidents/demandes d’accès/traitements)
- Calendrier REQ + rappels
12 h @ 95 $/h = 1 140 $
Plus
- Standard + atelier sensibilisation Loi 25 (1 h)
- Plan d’amélioration OQLF & communications FR
- Revue annuelle complète & mise à jour
20 h @ 95 $/h = 1 900 $
Heures estimées, arrondies par tranche de 0,25 h. Débours (signatures électroniques, hébergement documentaire) en sus. Interventions juridiques complexes sur devis avec vos conseillers.
Prérequis et outils recommandés
- Accès portails : REQ, Revenu Québec/ARC, CNESST, OQLF (au besoin).
- Dépôt documentaire : SharePoint/OneDrive (MFA, rôles).
- Processus : calendrier gouvernance, approbations, journalisation.
- Politiques : confidentialité (Loi 25) et communications en français (Charte).
Hors portée (exclusions)
- Conseils juridiques/opinions formelles (références possibles).
- Services réservés CPA/AMF (audit, mission d’examen, compilation, fiscalité réglementée).
- Programme de francisation complet OQLF pour grandes entreprises (sur devis spécialisé).
FAQ – Gouvernance & conformité
Pouvez-vous tenir le livre des minutes ?
Oui, en version numérique (SharePoint/OneDrive) avec gabarits de résolutions et signatures électroniques.
Agissez-vous comme Responsable des renseignements personnels ?
Le responsable demeure le dirigeant. Une délégation interne est possible; nous agissons comme soutien/coordonnateur et mettons en place registres et procédures.
L’OQLF s’applique-t-il aux petites PME ?
Oui, les communications destinées au Québec doivent être en français. Les exigences de francisation formelle varient selon la taille; nous proposons un plan proportionné.
Les signatures électroniques sont-elles valides ?
Oui, pour les résolutions usuelles et contrats courants. Nous prévoyons l’archivage et la piste d’audit.