Dans un projet de tableau de bord, une grande partie du travail se fait avant les graphiques : trouver les bonnes sources, obtenir les accès, corriger les incohérences. Quelques vérifications faites à l’avance rendent le projet plus prévisible.
1. Faites l’inventaire des sources
Listez les systèmes et les fichiers qui contiennent l’information : logiciel comptable, progiciel de gestion, gestion de la relation client, fichiers Excel, exports. Pour chaque source, notez le responsable, la fréquence de mise à jour et le mode d’accès disponible : connexion directe, export ou fichier partagé.
2. Confirmez les accès
Une connexion demande souvent un compte, une autorisation ou une licence. Vérifiez qui peut accorder l’accès, si un compte dédié est possible et quelles données peuvent sortir du système. Limitez les renseignements personnels à ce qui est nécessaire, comme l’exige la Loi 25.
3. Vérifiez la qualité sur un échantillon
- Les doublons : clients ou produits inscrits deux fois.
- Les codes incohérents : gammes, régions ou services nommés différemment.
- Les valeurs manquantes : dates, montants ou catégories.
- Les périodes qui ne concordent pas d’une source à l’autre.
Un échantillon de quelques mois suffit souvent à repérer les problèmes. Corrigez-les à la source lorsque c’est possible, plutôt que dans chaque rapport.
4. Écrivez les règles d’affaires
Comment regrouper les produits? Quelle date retenir pour une vente? Comment traiter un retour ou un crédit? Ces règles alimentent la définition de chaque indicateur et évitent les débats après la mise en ligne.
5. Nommez les responsables
Une personne valide les définitions; une autre surveille l’actualisation et signale les erreurs de source. Sans responsable, un tableau de bord perd rapidement la confiance de ses utilisateurs.
Liste de vérification
- Sources et responsables inventoriés
- Accès confirmés
- Échantillon de données vérifié
- Règles d’affaires écrites
- Responsables de la validation et de l’actualisation nommés
Votre première action
Remplissez l’inventaire des sources pour un seul rapport que vous préparez à la main aujourd’hui. C’est souvent le meilleur point de départ d’un premier tableau de bord.
Pour voir les étapes d’un mandat, consultez Tableaux de bord et analyse de données ou les exemples de projets.
Vous voulez savoir si vos données sont prêtes?
Un premier échange permet de faire le point sur vos sources, vos accès et votre échéancier.